O que é uma data room virtual, ou VDR?

Uma data room virtual (VDR), também conhecida como sala de dados virtual, é um repositório online de alta segurança. Usadas por inúmeras empresas para armazenar e compartilhar dados confidenciais, um software de VDR permite aos usuários compartilhar arquivos com investidores ou clientes em um ambiente controlado.

• Os termos “sala de dados online”, “sala de dados digitais” e “sala de dados eletrônicos” são sinônimos de “data room virtual”.

Com a data room eletrônica, elimina-se a necessidade da papelada física, reduzindo a desorganização e o desperdício de papel. Além disso,  a data room digital oferece recursos avançados de segurança e gestão de documentos que ajudam a melhorar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade de qualquer equipe. A data rom online oferece um espaço seguro para colaborações e comunicações melhores graças a funcionalidades como as seções de dúvidas e respostas ou de comentários. Na data room, um usuário pode pedir acesso aos documentos necessários sempre que preciso e obter respostas rápidas a notificações instantâneas.

Como é a interface de uma VDR?

Uma data room virtual tem uma interface fácil de navegar, o que ajuda usuários com pouca ou nenhuma experiência em seu uso. O painel principal dá uma visão geral de todos os arquivos e atividades de usuários ocorrendo na VDR.

Além disso, a maioria dos fornecedores de data rooms virtuais disponibiliza um treinamento adicional e materiais informacionais para ajudar novos usuários a aprender mais sobre os recursos e a navegação da data room.

Segurança nas data rooms virtuais

Os fornecedores de data rooms virtuais oferecem recursos que garantem a segurança de acesso e de armazenamento online de acordo com padrões internacionais. Por exemplo, a maioria dos fornecedores é certificada com o ISO 27081, considerado como o mais alto nível de certificação de segurança para sistemas de armazenamento na nuvem.

As VDRs disponibilizam medidas de segurança que provam sua confiabilidade e abordagem compreensiva à segurança dos documentos online. Entre os recursos para o compartilhamento seguro de dados, temos backups contínuos de dados, criptografia AES de 256 bits, marcas d’água, autenticação em vários fatores e registros de atividade para auditorias.

As vantagens de usar software de VDRs

Os principais benefícios de usar uma data room virtual incluem:

1. Garantias de segurança dos dados. Ao usar uma data room, você pode ter certeza de que seus arquivos estão protegidos. As melhores data rooms oferecem os mais altos níveis de segurança, cumprindo com as exigências de normas internacionais e disponibilizando recursos avançados de segurança.
2. Controle total sobre seus documentos. Dentro da data room, os seus documentos estão inteiramente sob seu controle. Graças às funções de monitoramento e análise, os administradores da VDR podem acompanhar todos os processos na plataforma e detectar qualquer comportamento suspeito.
3. Acesso fácil e disponibilidade. Todo usuário com acesso a uma data room virtual pode realizar suas tarefas remotamente. Não só isso, mas as VDRs também são compatíveis com interfaces web e móveis, além de aplicativos iOS/Android. Com isso, fica muito conveniente trabalhar em qualquer dispositivo eletrônico.
4. Mais transparência. A VDR é um espaço controlado, o que quer quer dizer que toda atividade é mantida no registro de ações. Os dados dos relatórios de atividade ajudam a identificar erros e evitar desentendimentos ou trabalho duplicado.
5. Redução de custos. O uso de uma VDR gera uma economia significativa, eliminando a necessidade de uma data room física e o tempo perdido manuseando papelada, bem como os custos de viagem e alojamento na realização de due diligence. Além disso, a VDR ajuda a evitar as perdas financeiras associadas aos vazamentos de dados.

Data rooms virtuais vs Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem e as data rooms diferem em funcionalidade, segurança e preços. A segurança do armazenamento em nuvem é básica, enquanto que as data rooms online oferecem mais recursos de segurança e monitoramento, além de criptografia e cumprimento com normas estritas de segurança. As ferramentas de armazenamento em nuvem não possuem muitas funcionalidades de colaboração e gestão de documentos ou atendimento ao cliente, o que muitas vezes pode ser um problema.

Para lidar com transações complexas, muitas empresas preferem as soluções oferecidas pelas data rooms virtuais em função do amplo leque de ferramentas oferecido, assim como as práticas superiores de segurança. O armazenamento em nuvem é uma opção muito menos cara, enquanto que as data rooms oferecem uma variedade de opções de preço para que você possa escolher algo que caiba no bolso.

Quais recursos as data rooms virtuais oferecem? 

A maioria das funcionalidades de VDR visa uma melhora no fluxo de trabalho e gestão de arquivos. Os recursos mais comuns são a gestão de documentos integrada, as funcionalidades de segurança, vários níveis de permissões, painéis personalizáveis com análises de dados e seção de perguntas e respostas.

Alavancando as funcionalidades dos VDRs, você consegue resultados melhores e otimiza os processos durante uma transação de M&A. Estas funcionalidades permitem gerenciar e organizar seus arquivos mais efetivamente.

O que é uma data room para M&A?

As data rooms para operações de M&A são consideradas um ambiente seguro para as fusões e aquisições. Elas permitem armazenar e compartilhar dados confidenciais facilmente entre os lados envolvidos numa transação corporativa. Uma data room para M&A oferece aos usuários as funcionalidades necessárias para garantir uma cooperação fluida e efetiva.

Quais indústrias usam VDRs?

Empresas de todos os tamanhos usam data rooms virtuais. A ferramenta é apreciada pela alta segurança em que mantém dados empresariais — compartilhamento e armazenamento seguro de dados, simplificando a due diligence online e o processo de fusão ou aquisição. Esses são os três usos mais populares para o software de VDR.

As soluções de data rooms virtuais também podem ser usadas para os seguintes propósitos:

• Arrecadação de fundos. Uma VDR serve como uma plataforma onde as empresas podem compartilhar informações confidenciais com potenciais investidores durante o processo de arrecadação de fundos.
• Comunicações para conselhos de diretores. As data rooms garantem uma comunicação segura para todos os membros em qualquer um dos aspectos do ciclo de vida de um negócio.
• Consultoria. A privacidade é uma das prioridades para negócios de consultoria. A data room oferece um ambiente controlado onde é possível acompanhar as interações dos usuários.
• Indústrias de transformação. Novos designs e dados de produtos podem ser compartilhados e discutidos facilmente em uma data room virtual, o que é útil para as indústrias de transformação.

As indústrias que mais usam o software de salas de dados virtuais incluem:

• Tecnologia. Muitas empresas de tecnologia usam as data rooms virtuais para compartilhar documentos importantes com equipes remotas.
• Bancos de investimento. Processos como IPOs, levantamento de capital e M&A envolvem grandes volumes de documentos. Assim, o uso de data rooms virtuais pode facilitar estas transações.
• Capital privado e de risco. Não é raro para uma empresa nestes setores ter de lidar com várias transações importantes ao mesmo tempo. O uso de uma VDR ajuda equipes a organizar as negociações com segurança e precisão, reduzindo as chances de erros.
• Indústria jurídica. A indústria jurídica é conhecida por lidar com montanhas de papelada. Mas aqui o uso de documentos eletrônicos muda tudo, permitindo aos usuários agilizar o processo de compartilhamento de documentos para procedimentos legais.
• Ciências da vida. Toda empresa que trabalha na indústria das ciências da vida requer os mais altos níveis de segurança a fim de armazenar os dados de pacientes, resultados de testes clínicos e outras informações sigilosas. As data rooms virtuais fornecem soluções seguras que se adequam às normas mais estritas.
• Startups. Utilizam as data rooms para processos importantes, como o arrecadamento de fundos. Além disso, o software de data room permite às startups analisar os interesses de investidores. 

Como configurar uma VDR

Não há segredos para configurar um software de VDR, mas existem várias etapas importantes para garantir que a plataforma esteja pronta para ser usada em transações complexas. 

Vejamos os passos para configurar sua VDR:

1. Escolha uma data room que atenda às suas necessidades. Antes de se comprometer com uma  data room, você precisa garantir que achou o software que melhor se adequa aos seus requerimentos e serve para as necessidades da sua empresa.
2. Crie uma estrutura de arquivos para organizar a data room. É recomendado criar um plano ou mapa que você possa seguir a fim de organizar e estruturar a data room.
3. Reúna e carregue os documentos necessários. A maioria das VDRs oferece a possibilidade de upload de documentos em massa, agilizando consideravelmente o processo.
4. Defina os níveis de acesso e permissões. Você precisa saber exatamente quem é responsável por determinadas tarefas, de forma que possa dar acesso aos arquivos certos.
5. Convite os usuários da data room. Após ter carregado e organizado os arquivos, bem como dado as permissões de acesso a eles, é hora de começar a convidar os membros da sua equipe ou outras pessoas envolvidas nas transações da data room.

Como encontrar o provedor de data room certo?

O provedor certo de data room oferece as funcionalidades que atendem o seu caso de uso. Você deve saber o que você espera receber do provedor e quais os objetivos que você tem para a ferramenta. Pesquise sobre os recursos oferecidos por diferentes data rooms e decida qual se enquadra melhor às necessidades do seu negócio.

Há muitas plataformas de avaliação de software onde você encontra informações úteis sobre os diferentes fornecedores. Você pode comparar os que mais o interessam e a seguir decidir qual é o melhor para o seu caso.

Além disso, leia avaliações ou leve em consideração referências de outros profissionais da sua indústria e o que eles têm a dizer sobre a VDR.

Certas data rooms oferecem diferentes níveis de funcionalidades, acessibilidade, interface do usuário e custo. Alguns fornecedores trabalham com conjuntos específicos de recursos, várias opções de preços, práticas de segurança e usabilidade — todos aspectos essenciais que variam de um para o outro. Hoje em dia, há tantas opções de data rooms disponíveis no mercado que qualquer empresa consegue encontrar uma corresponda ao seu caso.

Preços de data rooms virtuais

Os preços de VDRs dependem de vários fatores, incluindo o número de usuários, a capacidade de armazenamento e recursos adicionais. Diferentes provedores de data rooms virtuais oferecem uma variedade de tabelas de preço e opções de assinatura — é só ver qual atende melhor ao seu negócio.

Em sua maioria, as data rooms virtuais são mais caras do que soluções básicas de armazenamento na nuvem. Isso é porque as VDRs oferecem segurança de alto nível, atendimento 24 horas e updates frequentes. Por causa disso, os softwares de data rooms costumam custar a partir dos 129 USD por mês.

Conclusão

Uma data room virtual é uma ferramenta potente para os negócios das indústrias mais variadas. A funcionalidade das VDRs permite que você aumente a produtividade da sua equipe, agilize o fluxo de trabalho e melhore suas colaborações. Com isso tudo, você consegue resultados positivos e realiza negócios importantes ao mesmo tempo em que economiza recursos.