Reseñas de data rooms virtuales - Virtual Data Room Providers

Guía: Cómo elegir un software de data room virtual

Sabemos que buscar el software VDR (Virtual Data Room) adecuado es una tarea que consume mucho tiempo y esfuerzo, sin embargo, este proceso no tiene por qué ser difícil, sobre todo si sigue nuestra guía de selección de plataforma.

Parte importante de elegir la mejor solución de Virtual Data Room para su negocio es identificar sus objetivos. Una vez tenga sus intenciones claras, puede seguir adelante con los siguientes pasos para seleccionar un proveedor que cumpla con sus necesidades.

1. Defina sus necesidades

Cada compañía y cada proyecto es único. Según su propósito, el tamaño de su empresa, la industria en la que se encuentra y muchos otros factores, tendrá que navegar entre distintos planes de VDR (Virtual Data Room) ya establecidos y soluciones personalizables. A continuación veremos dos factores muy importantes a tener en cuenta en esta etapa:

Los usuarios. Empiece haciendo un listado de todos los que tendrán acceso a la sala virtual de datos. Tenga en cuenta:

• ¿Va a incluir solo a los dirigentes clave o a toda la compañía?
• ¿Qué tipo de acceso tendrá cada miembro?
• ¿Tienen estos futuros usuarios experiencia utilizando software?

Para seleccionar la plataforma adecuada, puede ser muy útil dejar de lado el aspecto técnico y enfocarse en las personas que la van a utilizar. Considere los conocimientos y experiencias de todas las personas que harán uso del software.

Datos. Otro aspecto a tener en cuenta es la información que confiará en la sala virtual de datos. Considere:

• ¿Cuál es el volumen de datos que va a almacenar?
• ¿Cuáles son los principales tipos de archivos que utiliza en su comunicación diaria?
• ¿Qué niveles de confidencialidad necesita su organización?
• ¿Qué opciones de descarga necesita para enviar sus documentos rápidamente?

Planificar la estructura de la VDR de manera anticipada es una excelente estrategia para gestionar datos de manera segura y eficiente.

Ya con una idea concreta de lo que espera de una plataforma, puede continuar con el siguiente paso: preparar un listado de todas las funcionalidades que busca en una sala virtual de datos.

2. Considere las funciones necesarias

Si es su primera experiencia con una sala virtual de datos, es posible que no sepa todas las opciones disponibles actualmente. Es importante entender la diferencia entre el almacenamiento de datos tradicional y un software VDR. Mientras que las típicas soluciones de almacenamiento ofrecen diferentes opciones para la gestión de datos, como subida, visionado, descargas e incluso alguna posibilidad de edición, las salas virtuales de datos ofrecen mucho más.

Una gestión de datos a través de una Virtual Data Room puede involucrar muchas dimensiones de avances tecnológicos. Por ejemplo, puede elegir limitar o restringir el acceso a secciones particulares del Data Room, fijar marcas de agua en documentos, rastrear descargas, bloquear capturas de pantalla, entre otras acciones. Muchas plataformas establecidas de VDR también le darán acceso a una gama de servicios administrativos y profesionales como traducciones y escaneo de documentos por una tasa adicional.

3. Asigne un presupuesto

La asignación de un presupuesto es un paso pequeño pero muy importante para elegir un software de sala virtual de datos. Ya sea que tome la decisión usted mismo o que esté en manos de sus superiores, debe tener en cuenta que la funcionalidad y la eficiencia de una sala de datos están siempre relacionadas con su precio. Esto significa que configurar una VDR tenga un coste excesivamente alto.

Como verá líneas más adelante, las políticas de precio de los proveedores de Data room virtual se basan en el servicio ofrecido y las necesidades específicas de cada compañía. Es más, siempre que se trate de un proveedor de buena reputación, tendrá la posibilidad de evaluar sus precios antes de tomar alguna decisión.

4. Compare las opciones

Todo cliente debe tener en cuenta estos y muchos aspectos para elegir la mejor plataforma de sala de datos. Algunas empresas eligen el software en base al precio, otras en base a la calidad que buscan. En cualquier caso, los directores deben recordar que el futuro trabajo en equipo y la protección de datos dependen mucho de esta adquisición. Sin embargo, un coste alto no siempre viene con un servicio de alta calidad. Esta es la razón por la que es importante prestar máxima atención a los siguientes factores.

Comparar las distintas opciones de VDR es una fase que toma mucho tiempo. Cuando llegue a este punto, deberá considerar los siguientes criterios para filtrar las mejores plataformas para su empresa:

Seguridad de data room

Es muy importante certificar la seguridad de sus datos antes de compartir sus documentos en una Virtual Data Room. Al comparar diferentes plataformas, busque funcionalidades como autenticación de dos factores, opciones de caducidad de acceso, múltiples niveles de permisos y restricciones de acceso por IP. Tenga en cuenta los certificados que ofrece el proveedor para garantizar que la plataforma se adhiere a altos estándares de seguridad. Busque un software de sala virtual de datos que cuente con certificados como SOC 1, SOC 2 y ISO 27001 o cumpla con las normativas HIPAA, RGPD y PCI DSS.

Instalación

Cada VDR ofrece un nivel diferente de adaptabilidad cuando se trata de sistemas operativos y dispositivos. La herramienta ideal será completamente funcional en las plataformas más comunes: iOS, Android, Windows, Linux y macOS. Busque aquella en la que no tenga que instalar varios plugins o saber de programación. Tenga en cuenta también las ubicaciones de almacenamiento de los datos. La mayoría de plataformas VDR utilizan nubes públicas y múltiples centros de datos internacionales, pero siempre es mejor elegir una que ofrezca almacenamiento físico y un centro de datos destinado al usuario.

Soporte

Puede juzgar la eficiencia de una plataforma VDR a partir de la disponibilidad de su equipo de soporte, los canales de contacto con los que cuenta, el tiempo de respuesta y la posibilidad de tener un equipo dedicado a asistirle durante su experiencia de uso. Busque una plataforma que cuente con un servicio de soporte disponible en varios idiomas y accesible las 24 horas del día, 7 días a la semana, por chat, teléfono o email.

Administración de usuarios

Busque una plataforma VDR que tenga la posibilidad de restringir el acceso por ubicación o rol en la compañía, establecer múltiples niveles de acceso y monitorizar la actividad de todos los usuarios en la plataforma. Para asegurar una experiencia eficiente para todos, busque funcionalidades como invitaciones múltiples, permisos de visionado de Excel adaptables, notificaciones de usuario y configuración de grupo express.

Interfaz

Cuando se trata de la interfaz de una sala virtual de datos, la mejor opción es siempre una configuración clara e intuitiva, fácil de usar tanto para un CFO como para un contable junior. Una VDR con una interfaz bien diseñada ofrecerá exhaustivas opciones de instalación, acceso único para todos los proyectos y una navegación sencilla para explorar miles de documentos. Además de una UI simple y completa, busque también opciones de personalización. De esta manera, podrá transmitir su marca corporativa en cada paso y cumplir con sus prioridades.

Precio

La mayoría de plataformas data room virtual tiene diferentes políticas de precio. Algunas tienen un precio por página o por almacenamiento, en el cual el coste final depende del volumen de datos que necesite. Otras plataformas cuentan con un modelo de pago por usuario. Existen también otros modelos como una tarifa fija mensual, que depende del paquete que elija. Algunas ofrecen capacidades de almacenamiento limitadas, mientras que otras permiten una experiencia personalizable con administradores ilimitados y grandes capacidades de almacenamiento. El precio final dependerá del proyecto, la cantidad de datos, el número de usuarios y el modelo de precios que elija.

5. Solicite una prueba gratuita

Antes de elegir una sala virtual de datos, puede pedir usar sus servicios de manera gratuita durante al menos un mes. Es mejor evitar proveedores VDR que no ofrezcan periodos de prueba, ya que puede significar que no tienen mucho que ofrecer y dependen únicamente de nuevos clientes.

Después de discutir todos los detalles con el proveedor, podrá estar seguro de elegir la mejor sala virtual de datos. Tenga en cuenta que algunos servicios terminan en cuanto el software se instala. En este caso, los usuarios quedan completamente solos ante cualquier problema o pregunta que no se haya hecho antes.

6. Empiece a usar el software

Después de haber elegido la mejor sala virtual de datos para su compañía, puede empezar a disfrutar del software que mejor se ajuste a sus necesidades y que hará que el proceso de gestión de datos sea más fácil para todos.

Usos de data rooms virtuales

Las salas virtuales de datos son utilizadas en casi cualquier situación en la que se quiera dar acceso confidencial a determinada información a un grupo de personas. En la mayoría de los casos, una Data room virtual se utiliza para las siguientes tareas:

• Análisis de documentos corporativos
• Creación de un repositorio de documentos corporativos
• Auditoría para una fusión o adquisición (M&A)
• Preparación de documentos para salida a bolsa
• Comunicación con inversores
• Insolvencia o procesos de reestructuración
• Análisis de código sin riesgo al enviarlo a otros proveedores

El primer paso para elegir la sala virtual de datos adecuada es definir su objetivo principal. Para la mayoría de escenarios, es importante contar con una gestión segura de los datos. Las necesidades específicas de cada caso particular deben corresponder con las funcionalidades de la plataforma VDR elegida.

Para darle una idea general, a continuación veremos las implementaciones más comunes de una sala virtual de datos.

Due diligence para procesos M&A

Si bien las fusiones y adquisiciones (M&A) son muy importantes para el crecimiento de toda compañía exitosa, el proceso no suele ser sencillo. Un proceso de M&A involucra grandes cantidades de documentos confidenciales en diferentes etapas. Desde esta perspectiva, una VDR tiene que permitir una variedad flexible de configuraciones de acceso y la opción de dividir cada proyecto en etapas como pre-marketing, due diligence e integración post-transacción.

Repositorio corporativo

Aún cuando una compañía se encuentre en fase de desarrollo, habrá mucha información confidencial que almacenar. El poder gestionar los privilegios de acceso y la disponibilidad de un alto volumen de almacenamiento son factores importantes al configurar una VDR corporativa. Las mejores plataformas ofrecen planes a largo plazo además de tarifas mensuales o por proyecto.

Gestión inmobiliaria

Las transacciones inmobiliarias traen consigo grandes cantidades de documentos, en particular cuando la experiencia de la compañía va más allá de la facilitación de compra y venta, como servicios de asesoría, tasación de inmuebles o terrenos, entre otros. Las Virtual Data Room son ideales para la gestión inmobiliaria cuando se trata de subir grandes cantidades de documentos automáticamente y filtrar los datos en una plantilla predefinida.

Salida a bolsa (OPV)

Al igual que una operación de M&A, una oferta pública de venta (OPV) es un proceso muy emocionante pero que consume mucho tiempo. Las compañías que se preparan para salir a bolsa tienen que preparar todos los documentos necesarios y enviarlos a tiempo. Además, debido a la gran complejidad del proceso, es posible que se involucre a expertos externos. Es imprescindible entonces que una sala de datos virtual destinada a gestionar una OPV cuente con el mayor nivel de confidencialidad y posibilidades para restringir accesos.

Captación de capital

Asegurar el capital para un lanzamiento o proyecto es también un proceso complicado y de múltiples niveles. Dependiendo de la naturaleza de la iniciativa, tendrá que lidiar con diferentes grados de confidencialidad, volumen de almacenamiento, configuraciones de acceso y segregación de fases. Al considerar una sala virtual de datos para la captación de capital, es importante evaluar los privilegios y niveles de acceso que tendrán los usuarios que visiten la plataforma. Ya que el número de visitantes es prácticamente ilimitado, puede que tenga que considerar crear una VDR separada para la presentación inicial y documentos de acceso público.

Actualmente, las salas virtuales de datos se usan ampliamente en sanidad, capital de riesgo, agentes empresariales, bancos, instituciones financieras, consultoría, manufactura, inmuebles, contabilidad y auditorías. Por ello, si su negocio involucra la gestión de información confidencial de cualquier tipo y tiene la necesidad de controlar los derechos de acceso y la distribución de la información transmitida, las salas virtuales de datos le ayudarán a realizar estos procesos fácilmente.

¿Cómo calificamos una sala virtual de datos?

Para el patrón de diseño de esta web, hemos recolectado información disponible públicamente, con la cual hemos creado la base para nuestro sistema de calificación. Para llevar a cabo una evaluación consistente, hemos implementado una escala de calificación de cinco estrellas basada en la puntuación promedio en cada uno de los siguientes indicadores:

La calificación de la plataforma muestra el resultado final de este cálculo. Realizamos actualizaciones mensualmente. La calificación de VDR incluye los siguientes componentes:

Esta web ofrece una calificación independiente de salas virtuales de datos. Hemos creado una compilación de todos los proveedores de salas de datos que trabajan con las compañías más importantes del mundo. Nuestra metodología de calificación está basada en una calificación media agregada. Hemos creado este sistema de calificación porque las reseñas publicadas en una sola web pueden ser subjetivas a medida que las empresas recompensan a sus clientes por dejar reseñas positivas de sus plataformas.